La eficacia de las normas y principios de una empresa depende de la capacidad de ésta para detectar y corregir los incumplimientos.

Para que pueda considerarse que una empresa tiene instaurado un protocolo idóneo de prevención a la hora de apreciar su exención de responsabilidad penal, el apartado 5 del artículo 31 bis del Código Penal, que especifica los requisitos que deben cumplir los modelos de organización y gestión, señala en el punto 4º que los modelos de organización y gestión “Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.

Dado que los empleados de una organización son los más capacitados para conocer una infracción o alguna práctica ilegal, es importante facilitarles un canal de comunicación para que puedan comunicarlo de forma fácil y ágil. Este método, además de ser eficaz, puede ayudar a instaurar una cultura de cumplimiento entre los miembros de la empresa y vehicular su comportamiento con la prevención y detección del fraude. Según el informe mundial sobre fraude de 2016 Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse: 2016 Global Fraud Survey, el método de detección de practicas fraudulentas más habitual es el canal de denuncias (40% de los casos). Además, en el estudio consta que las empresas que tienen implantado un sistema de canal de denuncias, detectan las irregularidades en la mitad de tiempo y sufren perdidas un 40% menos que las organizaciones que carecen de este instrumento.

El canal de  comunicación o de denuncia se establece, pues, como un vehículo de comunicación bidireccional, con el objetivo de atender cualquier consulta, comunicación o denuncia por parte de los profesionales de la empresa, sobre actuaciones o comportamientos que puedan ser contrarios a la normativa legal o a aquellos principios o normativa interna que las empresas, de forma voluntaria, tengan recogidos en los protocolos internos de conducta. Su finalidad es, pues:

• Establecer una medida eficaz para la prevención y detección de conductas ilícitas o irregulares
• Habilitar medidas de control sobre la actividad de la empresa
• Contribuir a la mejora continua de los procesos y políticas internas de la empresa para la gestión y control de conductas ilegales o irregulares que puedan cometerse en su seno.

La confidencialidad, requisito indispensable

Para que un canal de comunicación o de denunciassea efectivo es esencial que su configuración genere confianza a los potenciales denunciantes. Por lo tanto, es fundamental que se garantice la confidencialidad y la indemnidad de los denunciantes o whistleblowers. Un whistleblower es una persona que, trabajando ya sea en el sector público o privado, se encuentra confrontado a un hecho que puede constituir un delito, peligro o fraude, y que decide dar a conocer este hecho a la sociedad civil, a los medios de comunicación o a los organismos públicos.

La confidencialidad garantiza al denunciante que la información facilitada, si bien la confidencialidad del canal no implica necesariamente el anonimato, habiendo mostrado la Agencia Española de Protección de Datos su oposición a las denuncias anónimas, al ser contrario tal anonimato al criterio seguido por dicha agencia en su “Guía de la protección de datos en las relaciones laborales” (AEPD, 2009)

Cumplimiento de la normativa de Protección de Datos

Además de la confidencialidad, se debe tener en cuenta también la normativa referente a la protección de datos.  El denunciante también tiene que tener la garantía de quw datos personales seran tratados con total privacidad. Dado que los canales de denuncias reciben información, tratan datos personales y por lo tanto están sujetos a la Dir 95/46/CE y a la LOPD hasta el 25-05-2018. A partir de ese momento, deberá cumplir la normativa dispuesta en el Rgto 2016/679 general de protección de datos y de la futura Ley Orgánica de protección de datos.

Campos Catafal lleva asesorando y representando a emprendedores, autónomos y empresas desde 1983. Recuerde que el presente artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento legal de un abogado. Si desea nuestro asesoramiento profesional sobre este tema, contacte con nosotros.