Dins d’un programa de compliment o “compliance”, és essencial tenir un canal de denúncies també anomenat de comunicació o ètic, en el qual s’indiqui quan és possible que s’estigui cometent una infracció a l’empresa.Finalitat del Canal de Comunicació o denúncia

Per tal que es pugui considerar que una empresa té instaurat un protocol idoni de prevenció a l’hora d’apreciar la seva exempció de responsabilitat penal, l’apartat 5 de l’article 31 bis del Codi Penal, que especifica els requisits que han de complir els models d’organització i gestió, assenyala en el punt 4rt que els models d’organització i gestió “imposaran l’obligació d’informar de possibles riscos i incompliments a l’organisme encarregat de vigilar el funcionament i observança del model de prevenció”.

“L’eficàcia de les normes i principis d’una empresa depèn de la capacitat d’aquesta per detectar i corregir els incompliments.”

Atès que els empleats d’una organització són els més capacitats per conèixer una infracció o alguna pràctica il·legal, és important facilitar-los un canal de comunicació perquè puguin comunicar-ho de forma fàcil i àgil. Aquest mètode, a més de ser eficaç, pot ajudar a instaurar una cultura de compliment entre els membres de l’empresa i vehicular el seu comportament amb la prevenció i detecció del frau. Segons l’informe mundial sobre frau de 2016 “Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse: 2016 Global Fraud Survey”, el mètode de detecció de pràctiques fraudulentes més habitual és el canal de denúncies (40% dels casos). A més, a l’estudi consta que les empreses que tenen implantat un sistema de canal de denúncies, detecten les irregularitats en la meitat de temps i sofreixen perdudes un 40% menys que les organitzacions que no tenen aquest instrument.

El canal de comunicació o de denúncia s’estableix, doncs, com un vehicle de comunicació bidireccional, amb l’objectiu d’atendre qualsevol consulta, comunicació o denúncia per part dels professionals de l’empresa, sobre actuacions o comportaments que puguin ser contraris a la normativa legal o a aquells principis o normativa interna que les empreses, de forma voluntària, tinguin recollits en els protocols interns de conducta. La seva finalitat és, doncs:

• Establir una mesura eficaç per a la prevenció i detecció de conductes il·lícites o irregulars
• Habilitar mesures de control sobre l’activitat de l’empresa
• Contribuir a la millora contínua dels processos i polítiques internes de l’empresa per a la gestió i control de conductes il·legals o irregulars que es puguin cometre a l’empresa

La confidencialitat, requisit indispensable

Perquè un canal de comunicació o de denúncia sigui efectiu, és essencial que la seva configuració generi confiança als potencials denunciants. Per tant, és fonamental que es garanteixi la confidencialitat i la indemnitat dels denunciants o “whistleblowers”. Un “whistleblower” és una persona que, treballant ja sigui en el sector públic o privat, es troba confrontat a un fet que pot constituir un delicte, perill o frau, i que decideix donar a conèixer aquest fet a la societat civil, als mitjans de comunicació o als organismes públics.

La confidencialitat garanteix al denunciant que la informació facilitada, si bé la confidencialitat de la cadena no implica necessàriament l’anonimat, havent mostrat l’Agència Espanyola de Protecció de Dades la seva oposició a les denúncies anònimes, en ser contrari tal anonimat al criteri seguit per aquesta agència a la seva “Guia de la protecció de dades en les relacions laborals” (AEPD, 2009)

Compliment de la normativa de Protecció de Dades

A més de la confidencialitat, s’ha de tenir en compte també la normativa referent a la Protecció de Dades. El denunciant també ha de tenir la garantia de que les dades personals seran tractades amb total privacitat. Atès que els canals de denúncies reben informació, tracten dades personals i, per tant, estan subjectes a la Dir 95/46 / CE i a la LOPD fins al 2018.05.25. A partir d’aquest moment, haurà de complir la normativa disposada al RGT 2016/679 general de protecció de dades i de la futura Llei Orgànica de protecció de dades.

Campos Catafal porta assessorant i representant a emprenedors, autònoms i empreses des de 1983. Recordeu que el present article és informatiu i no substitueix l’assessorament legal d’un advocat. Si vol el nostre assessorament professional sobre aquest tema, contacti amb nosaltres.